相談時のメール履歴、依頼後のデータを削除するタイミング
■ データ削除に関して
お問合せ、ご依頼には多くのデータがございます。お客様（相談者・依頼者）のデータもありますし、対象者のデータもありますので、これらのデータ管理・削除には不安もあるのではないでしょうか。弊社ではどのようにしているのか？説明させて頂きますね。
＜取扱いに関して＞
① データ管理
② データ削除
① データ管理
相談内容、依頼後のデータは一部スタッフのみが知り得るのみとしています。例えば、契約書に掛かれている「契約者」の名前・依頼者＆対象者の関係性をどこまで現場スタッフが知っているのか？は業者の危機管理が見えますので、比較検討の際は「重要項目」として質問されることを推薦します。
・依頼者名
現場スタッフには告げません。作業する上で知る必要のない情報ですから、弊社では契約番号で管理させて頂いています。
・依頼者＆対象者の関係性
原則は「非公開」としていますので、現場スタッフは知らないことが多いです。会社から「***を行います」と指示があったことにだけ作業する環境です。例外として伝える必要がある場合、現場監督・責任者には関係性を理解させる必要があれば伝える事もございます。
・データ管理
お客様の携帯番号をどう登録するのか？が危機管理の部分ですよね。私は携帯電話などに顧客の連絡先は登録しませんので0件です。危機管理が低い方だと「**県、別れさせ作業の**様」と登録しているケースもあるようですが、これらは「依頼した事実」となりますので、携帯紛失・盗難・窃盗により情報漏洩する可能性もあると思いますので、登録していること自体が危険だと考えて居まする
・暗証番号・鍵付きの保管
電子データは暗証番号付きの保管としPC本体には保存しておりません。また社内PCにはキーロガー等が入っていますので、「**時**分」に検索した履歴・閲覧履歴・コピー履歴などか残るようにしています。書類に関しても鍵付きにより保管しています。
② データ削除
弊社では契約解除の際は「解約確認書」を発行してご署名により解約とさせて頂いています。メール・LINEにて同内容の確認が出来た際も同じ扱いとなります。それらの解約確認が行われますと解約日の当日～14日以内には全データを削除させて頂いています。一般的には解約日に削除させて頂くことが多いです。
【補足】
LINE相談では24時間以内であれば「送信取消」ができますよね。なので、お問合せから質疑応答をさせて頂いて、依頼不要・対応不可となった際は送信取消をさせて頂いています。ご依頼を前提とした各業者へと問合せをされる際は、「情報管理の方法」はとても重要部分ですし、業者の経営方針が出てくる部分だと思います。成功率・料金や期間と気になる事は多いと思いますが、1番大切なのは「トラブル防止」であり、成功は2番目、期間や料金は3番目と考えれる方が現実的な検討ができると思いますよ。
（記事：URAKAMI）
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